Effizienter Arbeiten durch Aufgabenangemessenheit

Schilderwald auf Deutschlands Straßen - Aufgabenangemessen oder nicht?

Vermutlich hat sich jeder von uns schon einmal über den Schilderwald auf deutschen Straßen geärgert. Allein über die Straßenverkehrsordnung sind rund 160 verschiedene Verkehrszeichen in Deutschland zugelassen – Tempolimits, Vorfahrtszeichen, Parkschilder, usw. Daneben gibt es unzählige Zusatzzeichen und Hinweisschilder.

All diese Schilder haben die Aufgabe den Verkehr zu regeln und uns sicher an unser Ziel zu bringen. Zu viele und überflüssige Verkehrsschilder binden aber unnötig unsere Aufmerksamkeit und erhöhen so die Unfallgefahr.

Bei Software ist es nicht anders. Was ist alles nötig um ans Ziel, die Lösung der Aufgabe zu kommen? Welche Informationen benötigen wir? In welcher Reihenfolge sollen Ein- und Ausgaben erfolgen? Zu viele Informationen, unnötige Eingaben oder umständliche Bedienerführung verursachen unweigerlich genervte Anwender und vermeidbare Fehler.

Doch wie kann man sicherstellen, dass Software aufgabeangemessen ist?

Was sagt die Norm?

Die DIN EN ISO 9241-110 definiert Aufgabenangemessenheit wie folgt: „Ein Dialog ist aufgabenangemessen, wenn er den Benutzer unterstützt, seine Arbeitsaufgabe effektiv und effizient zu erledigen.“

Was ist der Unterschied zwischen effektiv und effizient?

Effektiv arbeitet man wenn man das macht was zum gewünschten Ergebnis, also zum Ziel führt. Effizient arbeitet man, wenn man das gewünschte Ergebnis mit möglichst geringem Aufwand (Zeit und Material, aber auch Geduld und Gedächtnisleistung) erreicht.

Hier ein kleines Beispiel: Sie wollen umziehen, d.h. ihr Ziel ist es ihre gesamte Habe in die neue Wohnung zu schaffen. Wenn sie jetzt jedes Möbelstück, jede Tasse und jedes Teller, … einzeln in ihre neue Wohnung bringen, mag das Wochen, wenn nicht Monate dauern, dennoch arbeiten sie effektiv, denn irgendwann haben sie ihr Ziel erreicht: ihre gesamte Habe ist in der neuen Wohnung. Wenn sie allerdings einen LKW mieten und alle Möbel und was sie sonst noch besitzen einladen und nur einmal zu ihrer neuen Wohnung fahren, dann arbeiten sie nicht nur effektiv, sondern auch effizient, denn jetzt können sie den ganzen Umzug an einem Tag schaffen.

Was bedeutet das in Bezug auf Software?

Damit Software effektiv ist, muss sie zum gewünschten Ergebnis führen. Wenn sie zum Beispiel einen Brief schreiben wollen, dann werden sie dafür wohl kaum ein Tabellenkalkulationsprogramm verwenden, sondern ein Textverarbeitungsprogramm.

Und sie sollte effizient sein, d.h. das gewünschte Ergebnis muss schnell und mit einfachen Mitteln erreichbar sein. Bleiben wir doch bei dem Beispiel des Briefes. Wenn sie einen Serienbrief schreiben wollen, dann schreiben sie den Brief einmal und tauschen nur noch die Adressen und Anreden aus, besser noch sie haben ein Adressdatenbank und das Programm tauscht automatisch die Adressen und Anreden aus. Niemand würde mehr auf die Idee kommen alle Briefe immer komplett neu zu schreiben.

Wie sieht Aufgabenangemessenheit in Software aus?

Eine genaue Definition ist leider nicht möglich, denn Aufgabenangemessenheit orientiert sich immer an einer konkreten Aufgabe. Nichtsdestotrotz sind hier aber einige Beispiele:

  • Vorgabe von Defaultwerten (z.B. beim aktuellen Datum)
  • Nur benötige Informationen anzeigen (zu viele Informationen verwirren und benötigen viel zu viel Zeit um gelesen / verstanden zu werden)
  • Logische Reihenfolge von Abfragen (z.B. werden Anwender verwirrt wenn zuerst die Hausnummer und dann der Straßenname eingegeben werden muss)
  • Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten (z.B. mit Datenbanken aus denen bestimmte Werte nach bestimmten Kriterien abgerufen werden können; Beispiel: Serienbrief; aber nie die Eingabe von UserID und Passwort)
  • Positionierung im ersten Eingabefeld (um den Anwender unnötiges Scrollen und Klicken zu ersparen sollte der Zeiger immer im ersten Eingabefeld stehen)
  • Wiederaufnahme einer unterbrochenen Eingabe an der letzten Stelle
  • Vorselektierte Felder (z.B. kann der Mauszeiger auf dem „Weiter“ oder „OK“ Button stehen)
  • Sprache sollte Wissenstand der Anwender entsprechen (Fachausdrücke sollten nur bei Spezialisten verwendet werden)

Wann und wie sollte die Aufgabenangemessenheit von Software / einem Webportal überprüft werden?

Bereits Designer und Entwickler sollten die zu erledigende Aufgabe der zukünftigen Benutzer genau kennen und vor allem auch verstanden haben, um sie entsprechend umsetzen zu können. In einem frühen Entwicklungsstadium können ihnen dabei Usability Experten mit ihrem umfangreichen Methodenbaukasten helfen.

Zu einem späteren Zeitpunkt kann im Zuge eines Usability Tests neben den anderen Grundsätzen zur Dialoggestaltung aus der DIN EN ISO 9241:110 auch die Aufgabenangemessenheit von Software, bzw. eines Webportals überprüft werden.

Fazit

Aufgabenangemessenheit ist ein wichtiger Bestandteil der Softwareergonomie. Nur wenn man die gestellte Aufgabe effektiv und effizient lösen kann, kommt man schnell und sicher zum gewünschten Ergebnis.  Der Anwender kann die an ihn gestellte Aufgabe einfach und ohne Probleme lösen und alle Beteiligten sind mit der Geschwindigkeit und Fehlerfreiheit der Anwender und mit dem Ergebnis zufrieden. Hotlines werden seltener kontaktiert, was zu einer Kostenersparnis nicht nur auf Seiten der Hersteller der Software, bzw. des Webportals führt, auch der Anwender verschwendet keine Zeit mit Kontaktversuchen und kann sich auf andere, wichtigere Dinge konzentrieren.

 

Lernen Sie uns perönlich kennen lernen und diskutieren mit uns über dieses oder andere Usability Themen. Wir würden uns freuen Sie am 12. November 2015 auf dem World Usability Day in München zu treffen. Der Eintritt ist frei. Melden sie sich noch heute an.

 

Nie wieder einen Blogartikel verpassen >>> Zum Blog-Newsletter anmelden

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

vier × 1 =