Digitalisierung: Mit besserem Selbstmanagement handlungsfähig bleiben

Digitalisierung und Selbstmanagement

„Digitalisierung“ war DAS Buzzword der vergangenen CeBIT 2016. Es steht für alles und nichts: für Ursachen, Wirkungen und vor allem für den großen Handlungsimperativ – change or die. Letzteres behaupten vor allem Softwareanbieter und Berater und haben natürlich die optimalen Lösungen parat.

Allerdings entscheiden immer noch Menschen darüber,  was zu tun ist – trotz aller „Digitalisierung“. Ein besseres Selbstmanagement hilft dabei.

Der neoliberal imprägnierte, angestellte Mensch agiert eigenverantwortlich und optimiert sich selbst und ständig weiter. Alles scheint möglich, man müsse sich nur genügend anstrengen. Die Folge: Der überforderte Mensch, der sich nach einfachen Lösungen sehnt und daraufhin in Massen Selbsthilfebücher konsultiert – mit fragwürdigem Erfolg. Die Autorin Rebecca Niazi-Shahabi setzt dem mit einem ihrer Bücher entgegen: „Ich bleib so scheiße wie ich bin„. Das finde ich sympathisch und befreiend.

Kleine Zeitscheiben

Es ist jede Menge „Druck auf dem Kessel“ – auch ohne die drängende Frage nach der geeigneten disruptiven Unternehmensstrategie oder dem nächsten Karriereschritt, auch ohne dass einem eine große Softwareeinführung um die Ohren zu fliegen droht.

Die zunehmend fragmentierte Aufmerksamkeit sorgt für Arbeitsbedingungen, in denen dem Einzelnen laut einer Untersuchung im Schnitt drei konzentrierte Minuten je Aufgabe bleiben: Der Arbeitstag ist in kleinste Zeitscheiben zertrümmert, atomisiert, oder auch: digitalisiert. Und dabei ist es egal, ob wir von außen abgelenkt werden (Messenger, Chat, Anruf, Meetings) oder selber bei Facebook nach Neuigkeiten aus dem Bekanntenkreis suchen (und dabei ist die oben genannte Untersuchung aus dem Jahr 2006!).

Aufmerksamkeit ist laut dem Autor Matthew B. Crawford die kostbarste Ressource unserer Zeit. In seinem lesenswerten Buch Die Wiedergewinnung des Wirklichen: Eine Philosophie des Ichs im Zeitalter der Zerstreuung setzt er eine Vielzahl von Phänomene in einen größeren Zusammenhang:

„Ours is now a highly mediated existence in which, sure enough, we increasingly encounter the world through representations. These are manufactured for us. Human experience has become a highly engineered and therefore manipulable thing.“ 1

Distract yourself

Die zunehmende Anzahl mobiler und sonstiger Applikationen, deren Versprechen, alles von überall her zu erledigen, erschwert es uns, selber zu entscheiden, was jetzt und hier zu tun ist. Da wird schnell während des Candle-Light-Dinners die dringende Überweisung getätigt – weil es einem gerade einfällt. In den Hunderten wenn nicht Tausenden E-Mails der Inbox verbergen sich Information, Aufgaben und jede Menge Müll. Was tue ich als nächstes? Klassisch: Die neueste E-Mail beantworten. Dann die Frage: Welche Antworten habe ich noch nicht erhalten?

In der Regel findet all das in unserem Kopf statt. Auch das Vergessen, aber auch das schlechte Gewissen, nicht alles erledigt zu bekommen.

Was tun?

Selbstmanagement

Die äußeren Bedingungen lassen sich in Ihrer Ganzheit schwer ändern, der Umgang mit Ihnen sehr wohl. Meine Erfolgskriterien für eine bessere Vorgehensweise sind:

  1. Handlungsfähigkeit
  2. Konzentration

Seit über zehn Jahren setze ich mich mit persönlicher Produktivität und Zeitmanagement auseinander – ein Zeitraum, in dem sich einiges in unserem Leben geändert und beschleunigt hat. Mir sind bisher zwei Ansätze begegnet, die mir geholfen haben, unter unübersichtlichen Bedingungen handlungsfähig zu bleiben und konzentrierter zu arbeiten: Getting Things Done (kurz: GTD) von David Allen  2 (ein Klassiker) und Deep Work von Cal Newport. Sie bieten äußerst wirkungsvolle Prinzipien.

Getting Things Done

David Allen propagiert, den Kopf nicht mit Todos zu belasten und statt dessen auf ein externes Ordnungssystem zu vertrauen. Ziel ist es, in jedem Kontext, egal ob im Büro, unterwegs, im Projektmeeting oder zuhause, die nächste mögliche und notwendige Aktivität zu starten, in der Gewissheit, nichts, aber auch gar nichts zu vergessen, ohne den Kopf zu belasten. Prioritäten, den Klassiker des Zeitmanagements, gibt es nicht.

Seine jahrzehntelange Erfahrung ist durch wissenschaftliche Forschungsergebnisse bestätigt, unter anderem in den Bereichen Distributed Cognition, Cognitive Load und Flow Theory.

Deep Work

Cal Newport ist Informatik-Professor und Blogger. „Deep Work“ bietet einige sehr wertvolle Prinzipien, mit denen man sich selbst Bedingungen schafft, die konzentrierte Arbeit über ein bis zwei Stunden am Stück ermöglichen. Und das regelmäßig.

Als ich kürzlich einem Kollegen erzählte, dass ich mir bewusst feste Zeiten für konzentrierte Arbeit reserviere, kamen wir in eine längere Diskussion. Er fand das nicht zeitgemäß, so arbeite man heute nicht mehr. Er sah die Schnelligkeit, mit der wir umschalten können und müssen, als einen Vorteil! Dabei erschöpfen wir eine wichtige und begrenzte Ressource: unsere Willenskraft. Sie ist nötig, um zu entscheiden, was als nächstes zu tun ist und um es zu tun.

Newport erwähnt in seinem Buch „Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World3 eine Studie der Psychologen Wilhelm Hofmann und Roy Baumeister, die zu dem Ergebnis kommt, dass wir ständig Willenskraft abbauen, in dem wir diversen Wünschen widerstehen, denen nach: Essen, Schlafen, Sex, einer Pause von der (harten) Arbeit, nach Neuigkeiten in E-Mails und Social Media, Internetsurfen, Musik hören und fernsehen waren die am häufigsten genannten „Gelüste“.

Und irgendwo dazwischen sollen wir produktiv arbeiten!

If You Don’t Choose Your Work Habits, Your Habits Will Choose You. (Cal Newport)

Ändert man die Arbeitsgewohnheiten und sorgt für Zeiten konzentrierter Arbeit, dann steigen sowohl die Qualität als auch die Quantität der Ergebnisse und die persönliche Zufriedenheit. Ich habe es selbst erlebt. Aber: alte Gewohnheiten sind hartnäckig.

Digitalisierung und Mensch

Crawford ist in seinem Buch „The World Beyond Your Head“ der Meinung, die Ursprünge der heutigen Ablenkung von uns selbst und der physischen Welt reichen zurück bis in die Zeit der Aufklärung. Die Instrumente der Ablenkung seien lediglich ausgefeilter geworden.

Die Segnungen der digitalen Technologien sind zu einem wichtigen Wirtschaftsfaktor geworden und stellen zugleich eine Belastung für den Menschen dar, hinterfragen sein Mensch-sein:

„[…] what is at stake often seems to be nothing less than the question of whether one can maintain a coherent self.“

Anwendungen der künstlichen Intelligenz z. B. werden immer leistungsfähiger und selbstverständlicher. Aber auf die wichtige Frage „Was ist der Mensch?“ und wie er sein Leben und die Welt zu formen hat, haben Sie keine Antwort. Das müssen wir selber in die Hand nehmen.

Um handlungsfähig zu bleiben, gilt es, uns dessen bewusst zu werden und unser Selbstmanagement darauf auszurichten. Ansonsten werden wir „digitalisiert“.


Die ist mein Beitrag zur Blogparade „DIGITALISIERUNG – in Projekten und darüber hinaus …“ des PM Camp Berlin 4.0.

Während des PM Camps vom 29. September bis 1. Oktober 2016 in Berlin, wird mein Kollege Stefan Holtel den Impulsvortrag Projektarbeit in Zeiten der Denkmaschinen halten. In diesem Interview mit Guido Bosbach spricht er darüber.

Zur Eventseite

  1.  Crawford, Matthew B, The World Beyond Your Head: On Becoming an Individual in an Age of Distraction, Farrar, Straus and Giroux, 2016.
  2. Allen, David, Getting Things Done, The Artt of stress-free Productivity, Penguin Books, 2015.
  3. Newport, Cal, Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, Grand Central Publishing, 2016.
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About Kai Nörtemann

Kai Nörtemann ist Marketing & Communications Manager bei brightONE Consulting. Er arbeitet seit 17 Jahren als Berater in der Contactcenter-Branche. Als Analyst, Blogger und Speaker setzt er sich mit den Möglichkeiten und Grenzen der Digitalen Transformation im Kundenservice auseinander. Quer denkende und handelnde Menschen sieht der Diplom-Physiker als Schlüssel zu gelungenen Kundenerlebnissen und wirklichem Fortschritt an.

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